ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ

งานสารบรรณ ยึดระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พุทธศักราช 2526 ระเบียบนี้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2526 เป็นต้นไปความหมายของคำต่างๆ

- งานสารบรรณ หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลายเอกสาร

- หนังสือ หมายความว่า หนังสือราบการ

- ส่วนราชการ หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม สำนักงานหรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งในราชการบริหารส่วนกลาง ราชการบริหารส่วนภูมิภค ราชการบริหารส่วนท้องถิ่น และหมายความรวมถึงคณะกรรมการด้วย

- คณะกรรมการ หมายความว่า คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ปฎิบัติงานในเรื่องใดๆ และให้หมายความรวมถึงอนุกรรมการ คณะทำงาน หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฎิบัติงานในลักษณะเดียวกัน

ชนิดของหนังสือ

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐาน

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

2. หนังสือที่มีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือถึงบุคคลภายนอก

3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ

4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นเอกสาร

5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตากฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ

หนังสือมี 6 ชนิด คือ

1. หนังสือราชการภายนอก

2. หนังสือราชการภายใน

3. หนังสือประทับตรา

4. หนังสือสั่งการ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน

หนังสือราชการภายนอก คือ หนังสือติดต่อทางราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการถึงส่วนราชการ หรือหน่วยงานที่ไม่ใช้ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก

หนังสือราชการภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือราชการภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา

หนังสือประทับตราใช้เฉพาะกรณีไม่ใช่เรื่องสำคัญ

หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่

1. คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฎิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ

2. ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้อำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ ใช้กระดาษตราครุฑ

1. ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะนำทางให้ปฎิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ

2. แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจกรรมของทางราชการ ใช้กระดาษตราครุฑ

3. ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นไว้เป็นหลักฐาน

1. หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างใด อย่างหนึ่ง ใช้กระดาษตราครุฑ

2. รายงานการประชุม คือ บันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

3. บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

4. หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใด ที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฎิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ รวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ เป็นต้น

หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมากมีใจความอย่างเดียวกัน ให้พิมพ์รหัสตัวพยัญชนะ ว. หน้าเลขทะเบียนส่งหนังสือ กำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะการประทับตราชั้นความเร็ว

ประทับด้วยอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่า 32 ฟร้อย

บทเบ็ดเตล็ด

แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่

1. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฎิบัติในทนทีที่ได้รับหนังสือหนังสือที่ต้องควรปฎิบัติให้เร็วกว่าปกติ

2. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฎิบัติโดยเร็ว

3. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฎิบัติเร็วกว่าปกติ